Organiser un marché de créateurs : la check-list pour ne rien oublier !

En tant qu’artisane, depuis 2019, j’ai participé à un grand nombre de marchés et de salons de créateurs. J’ai eu la chance de vivre de belles, voire très belles, expériences, mais aussi de voir (et de subir) des moments de solitude face à des événements manquant d’organisation et de communication.

Loin de moi l’idée de critiquer, bien au contraire ! J’ai simplement envie d’apporter ma pierre à l’édifice avec cet article, rédigé dans un esprit de bienveillance. L’organisation d’un marché de créateurs demande du temps, de l’énergie et une bonne dose d’anticipation. Alors autant mettre toutes les chances de son côté pour offrir aux exposants, aux visiteurs et aussi aux organisateurs, une belle expérience !

J’ai préparé une check-list non exhaustive qui, je l’espère, pourra aider celles et ceux qui souhaitent organiser un tel événement. Et si vous avez d’autres idées ou conseils à partager, je suis à votre écoute en commentaire !

De l’idée au lancement des inscriptions

Avant de se lancer, il est essentiel de poser les bases :
✅ Pourquoi organiser cet événement ? Valoriser l’artisanat local ? Soutenir une cause ? Attirer du monde dans un lieu précis ?
✅ Qui va l’organiser ? Seul(e), avec une association, la mairie, un collectif ?
✅ Où se déroulera le marché ? En intérieur ou extérieur ? Le lieu est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?
✅ Quand ? vérifier si de gros évènements n’ont pas lieu aux dates ciblées (exemple, dans le Nord, éviter le we de la Braderie de Lille)
✅ Un ou deux jours voire plus ? Prévoir un gardiennage pour la nuit
✅ Quels équipements sont disponibles ? (tables, chaises, grilles d’exposition, éclairage, électricité…)
✅ Quel nombre d’exposants accueillir, et quelle surface attribuer à chacun ?
✅ Quelles autorisations demander à la mairie ou à la préfecture ?
✅ Vous prévoyez l’évènement en extérieur ? Faut-il prévoir une solution de repli en cas de mauvais temps ?
✅ Peut-on obtenir des subventions ou des partenariats pour soutenir l’événement ?

Préparer le dossier d’inscription

Une inscription claire et bien cadrée évite bien des soucis :
✅ Rédiger un règlement précis et en accord avec les lois en vigueur.
✅ Demander les documents obligatoires :

• Attestation INSEE, extrait Kbis ou RNA (selon statut).
• Assurance professionnelle obligatoire.
• Carte de commerce ambulant si l’exposant vient d’une autre ville.
  ✅ Définir un tarif en fonction de la surface ou du nombre de tables.
  ✅ Exiger un chèque de caution, avec conditions de restitution bien précisées.
  ✅ Préciser les règles concernant les produits interdits (copies sous licence comme Disney, Marvel, Pokemon…).
  ✅ Ajouter une clause sur le respect des consignes de sécurité et de propreté.
  ✅ Indiquer les conditions d’annulation (autant du côté exposant que de l’organisation).

L’agencement de l’espace

Un marché bien organisé, c’est un marché fluide et agréable :
✅ Faire un plan du marché avec le placement des exposants.
✅ Laisser assez d’espace entre les stands pour la circulation et l’accessibilité PMR.
✅ Laisser aussi suffisamment de passage pour que les exposants puissent circuler et sortir facilement de leur stand,
✅ Éviter de regrouper trop de créateurs proposant des produits similaires.
✅ Vérifier que les sorties de secours restent dégagées.
✅ Installer un point d’information pour guider les visiteurs.
✅ Si l’événement dure plusieurs jours, prévoir une solution de surveillance la nuit.

L’affiche et la communication visuelle

Une bonne affiche, c’est la première porte d’entrée pour attirer du monde :
✅ Un titre clair et accrocheur.
✅ Le nom de l’organisateur et les éventuels partenaires.
✅ L’adresse complète et les dates de l’événement.
✅ Le nombre d’exposants annoncés.
✅ Les animations, buvette, restauration (attention, faire bien attention à la réglementation, la chaîne du froid..), etc.
✅ L’accessibilité PMR et les infos pratiques (parking…).
✅ Un QR code renvoyant vers un site ou une page Facebook de l’événement.
✅ Mentionner si l’entrée est gratuite ou payante (et le tarif le cas échéant).

La communication et la promotion

Un événement sans communication, c’est comme une boutique sans enseigne !
✅ Afficher des flyers et affiches dans les commerces locaux et panneaux municipaux.
✅ Diffuser l’information sur les réseaux sociaux et groupes spécialisés.
✅ Demander aux exposants une présentation et des photos de leurs créations pour les mettre en avant avant le jour J.
✅ Contacter la presse locale, radios, et envoyer un communiqué de presse.
✅ Créer un événement Facebook et inciter les exposants à le partager.
✅ Eventuellement, créer un groupe privé avec les exposants, afin que chacun puisse trouver des informations, poser des questions… (Messenger, Whatsapp…)
✅ Si le budget le permet, faire un peu de publicité ciblée sur les réseaux sociaux.
✅ Installer un fléchage directionnel 2 à 3 jours avant l’événement (si autorisé par la mairie).

La veille et le jour J

Ça y est, c’est le grand jour ! Quelques points à ne pas oublier :
✅ Accueillir chaque exposant, l’accompagner à son emplacement et donner les dernières consignes.
✅ Faciliter le déchargement, puis indiquer où stationner pour le reste de la journée afin de laisser des places de stationnement proches aux visiteurs.
✅ Vérifier régulièrement que tout se passe bien pour les exposants.
✅ La salle est grande ? Penser à mettre en place une signalétique pour orienter les visiteurs (entrée, sortie, toilettes, buvette…).
✅ Prévoir une trousse de secours et identifier les personnes formées aux premiers secours.
✅ Vous avez prévu un grand nombre d’exposants ? pensez à préparer un plan imprimé des exposants pour guider les visiteurs.
✅ Installer une boîte à suggestions pour recueillir les retours.

Un marché réussi, c’est un marché bien préparé !

Bien sûr, cette check-list n’est pas exhaustive, et chaque marché a ses spécificités. Mais avec une bonne anticipation et une communication efficace, l’expérience sera bien plus agréable, autant pour les exposants que pour les visiteurs.

Si vous êtes organisateur ou exposant et que vous avez d’autres conseils à partager, n’hésitez pas à laisser un commentaire. Je serais ravie d’échanger avec vous !

À très bientôt pour de nouvelles aventures créatives ! Et pour venir à ma rencontre sur les marchés et festivals 2025, cliquez ici pour voir mon planning des prochaines semaines !